Автоматизация рабочих мест: когда она эффективна

Если рабочее время сотрудников съедают рутинные процессы, им некогда решать более сложные, стратегические задачи, помогающие бизнесу расти. Выходом из такого «кризиса возможностей» может стать автоматизация рабочих мест (АРМ). Логика простая: однообразные процессы выполняет машина — человек может заняться вопросами, требующими более творческого подхода. Однако это не означает, что автоматизация должна быть всесторонней и вообще глобальной. Важно, чтобы такие вложения были эффективными, а ведь влияние каждого бизнес-процесса на общий успех компании индивидуален. Поэтому подход здесь должен быть выборочным, точечным.

В чем суть автоматизации рабочих мест

Смысл АРМ в том, чтобы переложить выполнение шаблонных задач на технологии. Это разгружает сотрудников, уменьшает влияние человеческого фактора, делает рабочие процессы более эффективными и управляемыми. Бизнес начинает работать продуктивнее. От этого выигрывают и клиенты, и компания, и ее специалисты.

В рамках АРМ используют 3 типа ресурсов:

• информация, необходимая для работы;

• программное обеспечение;

• технические средства.

Элементарный пример АРМ — настройка фильтров и правил в почтовых клиентах для сортировки и переадресации писем, автоматических ответов и напоминаний. Перевод бухгалтерии на 1С, внедрение CRM-системы для работы с лидами и сделками — тоже методы АРМ.

Что дает автоматизация рабочих мест

Грамотная автоматизация рабочих процессов дает бизнесу комплекс позитивных изменений:

• Прежде всего, она упрощает выполнение шаблонных, повторяющихся задач. Чем чаще такие задачи возникают в вашей деятельности, тем ощутимее будет экономия времени.

• После автоматизации возрастают скорость и точность исполнения задач.

• Снижается риск «человеческих» ошибок, связанных с усталостью, невнимательностью или недостаточной квалификацией сотрудников.

• Сокращение времени выполнения задач и их зависимости от человеческого труда снижает операционные затраты.

• Бизнес становится проще расширять. Правильно использованные автоматические решения легче адаптировать под растущие объемы работы без пропорционального увеличения затрат на персонал или инфраструктуру.

• Качество клиентского сервиса благодаря АРМ также возрастает. Автоматизация помогает быстрее и точнее реагировать на потребности клиентов. А это, в свою очередь, повышает их удовлетворенность и лояльность к компании.

В целом автоматизация рабочих мест помогает сделать бизнес более эффективным, гибким и конкурентоспособным, одновременно улучшая условия работы сотрудников и качество обслуживания клиентов.

Автоматизация — дело тонкое

В случае с каждой компанией возможности внедрения автоматизированных решений отличаются из-за разного набора и содержания бизнес-процессов. Общий же подход можно сформулировать так:

А обобщенный алгоритм внедрения автоматизированных решений выглядит следующим образом:

• Поиск проблемы. Выявляем регулярные трудоемкие задачи, которые на данный момент выполняются вручную.

• Определение триггера. Анализируем, возможна ли автоматизация таких ручных задач, и если да, то в какой логике ее проводить.

• Непосредственное действие. По составленной проблематике выбираем подходящее решение.

• Сопровождение и техподдержка. После внедрения автоматических инструментов оцениваем эффективность их интеграции, находим потенциальные «узкие места» и устраняем их.

В отдельных случаях достаточного коробочного продукта — например, готовой сборки CRM-системы. Но, как показывает практика, таких «отдельных случаев» единицы. Практически всегда приходится кастомизировать или вообще разрабатывать решение с нуля. Такой подход помогает учитывать все особенности сложившихся бизнес-процессов и оптимизировать их мягко, не ломая, а корректируя и направляя.

Читайте также: «Цифровизация бизнес-процессов: кому уже пора, а кому еще рано?»

Какие рабочие места можно автоматизировать: примеры из практики

Автоматические решения в том или ином виде можно внедрить в рабочие процессы любого бизнеса.

Возьмем для примера профессионального кузнеца, чье УТП — создание авторских изделий вручную. Но ведь приходится еще и работать с клиентами, принимать заказы, обмениваться документами с заказчиками-юрлицами и т. д. Вот в таких задачах место автоматизации точно можно найти. Например, перевести учет клиентов в CRM-систему. Пусть даже в коробочную сборку — уже это облегчит и систематизирует работу с заявками.

Так что даже в работе, делающей ставку именно на ручной подход, находится место автоматизации. В сферах же, где технологичность является одним из ключевых драйверов роста и развития бизнеса, многие процессы буквально созданы для того, чтобы их автоматизировали. Вот лишь несколько примеров.

Финансовые процессы

Вести бухгалтерию в специализированных программах давно стало правилом хорошего тона — в том числе и по отношению к сотрудникам. Ручная обработка массивов цифр занимает много времени и требует пристального внимания, а ошибки чреваты финансовыми потерями. Плюс надо держать в голове все правила выставления счетов, даты подачи отчетов и прочие тонкости.

Профильное ПО формирует документы в несколько кликов, напомнит о сроках и задачах, посчитает все с машинной точностью. Руководство бизнеса благодаря такой автоматизации получает доступ к актуальной финансовой информации в режиме реального времени.

Управление взаимоотношениями с клиентами

Для автоматизации такой работы подходят CRM-системы, чат-боты и другие подобные сервисы. Их правильное внедрение и использование помогают компаниям вести учет обращений и сделок более точно, сократить время обработки запросов, повысить эффективность работы сотрудников.

Такой удобный инструмент мы создали для сети автомоек премиум-класса «Янтарь». Наши специалисты разработали интерактивную панель администратора, в которую автоматически загружались заявки с сайта из мобильного приложения. Кроме того, мы добавили возможность вручную добавлять заказы, оформленные по телефону, и широкий функционал для управления базой заказов. Подробнее о том, как мы решили задачу клиента, читайте в кейсе на сайте.

Обработка данных и отчетность

Если ваша работа тесно связана со сбором, анализом и визуализацией данных, для вас актуальна интеграция BI-системы. Это мощный инструмент, который помогает компаниям принимать более обоснованные решения и оптимизировать бизнес-процессы. Вот лишь основные преимущества использования BI-технологий:

• данные обновляются в реальном времени;

• автоматизация исключает ошибки, возможные при ручном вводе;

• появляется возможность настраивать отчеты и дашборды под конкретные задачи бизнеса.

Чем больше данных приходится обрабатывать, тем ощутимее будет эффект автоматизации. Однако BI-системы полезны не только для крупных компаний, но и для небольших предприятий — их можно адаптировать под любой объем задач.

Логистика и управление запасами

Повышать эффективность логистики, снижать затраты и минимизировать ошибки здесь можно с помощью IoT-датчиков и систем управления запасами (СУЗ). С их помощью бизнес может с высокой точностью отслеживать поставки, оптимизировать складские процессы — например, вот так:

• датчики, установленные на стеллажах, погрузчиках и товарах, помогают отслеживать их местоположение в реальном времени;

• СУЗ автоматически обновляет данные о количестве товаров на складе, помогает в прогнозировании спроса и формировании заказов поставщикам, оптимизирует размещение товаров на складе для ускорения сборки клиентских заказов.

Пример эффективной автоматизации логистических процессов из практики Machineheads — проект, реализованный для ООО «Восточная Техника». Компания испытывала трудности с контролем логистики, поскольку использовала для этого несколько не связанных между собой инструментов. Мы разработали единую платформу, которая ускорила решение возникающих вопросов, сделала все процессы прозрачнее, а также обеспечила потенциал для масштабирования. Подробнее о том, что именно мы сделали, читайте в кейсе.

HR-процессы

В кадровой работе многие задачи тоже подходят для автоматизации. Для этого можно использовать ATS-системы и HR-платформы — мощные инструменты, которые помогают в подборе кандидатов, адаптации новых сотрудников, расчете зарплат и т. д.

Вот как это можно реализовать на практике:

• через ATS-систему управлять размещением вакансий на сайтах поиска работы;

• автоматически оценивать резюме по заданным параметрам — и сразу отсеивать неподходящие;

• автоматизировать составление пакета документов для новичков, управлять планом адаптации;

• интегрировать HR-платформу, например, «1С:Зарплата и Управление Персоналом», с бухгалтерскими системами для расчета зарплаты, премий и надбавок по KPI и другим показателям.

Автоматизация, которая работает: важность индивидуального подхода

Уже по приведенному краткому ревю можно увидеть, что место автоматизации рабочих мест найдется практически в каждом аспекте деятельности компании. Главное здесь — правильно определить, какие именно задачи нужно автоматизировать.

Именно такой подход использует команда Machineheads. Мы погружаемся в бизнес-процессы, анализируем их, формулируем гипотезы, просчитываем их — и в результате находим оптимальное решение, подходящее именно вам и учитывающее ваши бизнес-цели.

Давайте обсудим ваши задачи — заполните небольшую форму ниже, и мы свяжемся с вами в ближайшее время.