Цифровизация бизнес-процессов: кому уже пора, а кому еще рано?

В какой бы нише вы ни развивали бизнес, рынок диктует необходимость цифровых преобразований, оптимизации и трансформации процессов. В противном случае вы неизбежно будете уступать в конкурентной борьбе более продвинутым участникам рынка. Где находится отправная точка для коренного изменения бизнес-процессов, что можно улучшить малыми силами, а когда стоит повременить с переходом в цифру и усилиться в офлайне? Предлагаем разобраться вместе. 

Три уровня цифровых преобразований бизнеса

Для начала предлагаем разобрать три термина, касающиеся разного уровня цифровых преобразований в бизнесе. Довольно часто их употребляют как синонимы: оптимизация, цифровизация, трансформация.

Цифровая оптимизация бизнес-процессов

Этот уровень преобразований фокусируется на оптимизации существующих процессов и систем с использованием цифровых технологий. Для этого используются различные базовые инструменты и решения, которые позволяют повысить эффективность и прибыльность без радикальных изменений бизнес-модели.

Цифровизация бизнес-процессов

Цифровизация — более широкий термин. На этом уровне компании переходят к полному или частичному использованию цифровых технологий для автоматизации и улучшения существующих бизнес-процессов. Переход от бумажного документооборота на ЭДО, внедрение CRM-системы для обработки заказов, подключение платформ и инструментов для более эффективного взаимодействия между сотрудниками и т. д.

Цифровая трансформация бизнес-процессов

Цифровая трансформация предполагает радикальное изменение бизнес-модели, стратегии и бизнес-процессов с использованием цифровых технологий. Она направлена на создание новых возможностей для клиентов, изменение культуры компании, повышение гибкости и адаптивности к изменяющимся рыночным условиям. Цифровая трансформация идет далеко за пределы оптимизации и цифровизации, включает в себя глубокие изменения во всех аспектах деятельности компании. 

Конечно, все это гипотетические и упрощенные ситуации. И границы между тремя уровнями могут быть не такими явными и строгими. В зависимости от масштаба бизнеса и сложности процессов, одни и те же решения могут расцениваться как оптимизация, цифровизация или трансформация. Например, то же установка касса самообслуживания в сети магазинов «Пятерочка» — это скорее оптимизация, чем трансформация.

Главное, что стоит разграничивать: оптимизация и цифровизация направлены на улучшение существующих бизнес-процессов, а трансформация полностью меняет правила игры.

С примерами цифровой оптимизации и трансформации можно ознакомиться в разделе «Проекты» на нашем сайте. Вот несколько из них:

• Онлайн-сервис для сети боулинг-центров Quantum и Apollo;

• «Катрен»: сопровождение и расширение функционала личного кабинета клиента;

• «Восточная Техника»: продолжаем развивать логистический сервис.

Преимущества цифровизации для бизнеса

Далее мы не будем разграничивать оптимизацию и цифровизацию, поскольку безотносительно конкретной бизнес-модели это может быть некорректно. В общем и целом преимущества таковы:

• Рост эффективности и производительности. Цифровизация позволяет упростить бизнес-процессы и разгрузить сотрудников от выполнения лишних операционных задач, что способствует росту продуктивности.

• Сокращение издержек. Использование цифровых технологий позволяет сократить операционные издержки, улучшить управление ресурсами и оптимизировать расходы на производство товаров и оказание услуг.

• Улучшение качества обслуживания. Цифровая оптимизация помогает сократить время реакции на запросы и повысить уровень удовлетворенности клиентов.

• Больше возможностей для инноваций. Развивающиеся технологии способствуют созданию новых продуктов и услуг, а также открывают новые рыночные возможности для компании.

• Расширенный доступ к данным и аналитике. Возможности цифровых систем позволяют собирать, анализировать и использовать большие массивы данных. Это дает возможность принимать более мотивированные управленческие решения и менять стратегию компании.

• Повышение эффективности коммуникации. Внедрение различных платформ для управления бизнес-процессами и рабочим потоком позволяет легко обмениваться информацией, совместно работать над проектами в реальном времени.

• Гибкость процессов. Благодаря цифровой оптимизации бизнес может быстрее реагировать на изменения внешней среды, адаптироваться к новым требованиям рынка и конкурентам.

• Рост конкурентоспособности. Переход на цифровые решения помогает занять более уверенную позицию на рынке, предлагать клиентам более эффективные и инновационные продукты и услуги.

• Повышение уровня безопасности. Цифровые решения позволяют поддерживать стабильный уровень защиты данных, предотвращать кибератаки и сохранять конфиденциальность информации о клиентах и бизнес-процессах.

Выбор конкретных решений и методов цифровизации во многом зависит от специфики бизнес-модели и целей преобразований. Каждый из перечисленных выше пунктов может быть такой целью.

Кому пора

В той или иной мере цифровизация бизнес-процессов актуальна практически для любого бизнеса. Приведем несколько примеров.

Производственные компании

Производственные компании внедряют цифровые технологии, такие как IoT (Интернет вещей), цифровые двойники (digital twins) и облачные вычисления для мониторинга и управления процессами. На производстве могут использовать датчики для сбора данных о работе оборудования. Данные анализируются с помощью специализированных программ на основе машинного обучения. Это позволяет выявлять брак и предотвращать сбои в работе оборудования.

Торговые компании

Выход в онлайн-торговлю позволяет масштабировать бизнес и осваивать новые рынки. Современные интернет-магазины применяют цифровые решения для автоматизации складских операций, управления запасами, обработки заказов и анализа данных о покупках. Крупные маркетплейсы внедряют роботизированные системы для сортировки и упаковки товаров, что позволяет быстро и эффективно обрабатывать огромное количество заказов.

Медицинские центры

Образовательные учреждения

Почти во всех школах сегодня уже используют цифровые интерактивные доски для проведения уроков и повышения эффективности образовательного процесса. Различные онлайн-платформы позволяют размещать учебные материалы, направлять задания и отслеживать прогресс учеников.

HoReCa

Для гостинично-ресторанного бизнеса цифровизация также открывает большие возможности. Отели используют IoT-устройства, такие как умные замки, системы управления освещением и микроклиматом, чтобы обеспечить комфорт и безопасность гостей. Рестораны активно внедряют мобильные приложения и собирают данные о предпочтениях гостей, чтобы предлагать индивидуальный сервис и сохранять лояльность.

Это далеко не исчерпывающий перечень сфер, где возможно внедрение различных цифровых решений. Вопрос в том, насколько бизнес готов к таким преобразованиям. О сдерживающих факторах поговорим в следующей части.

Когда рано

Основной блок для цифровых преобразований — когда процессы не отлажены на уровне офлайна. Бизнес может быть просто не готов к тому темпу масштабирования, который задают цифровые решения.

Сдерживающими факторами для цифровой оптимизации могут быть:

• Стратегическая неопределенность. Некоторые компании могут не иметь четкой стратегии внедрения цифровых технологий, что может привести к нерациональному использованию ресурсов и неэффективной цифровизации.

• Отсутствие бюджетных резервов. Для некоторых компаний затраты на цифровизацию бизнес-процессов могут быть неподъемными, особенно когда дело касается приобретения нового оборудования или программного обеспечения.

• Нехватка специалистов. Не в каждой компании есть специалисты, способные разработать и внедрить цифровые технологии в бизнес-процессы своими силами. И даже если идти по пути сотрудничества с подрядчиком, без грамотного менеджера на своей стороне не обойтись.

• Сопротивление со стороны сотрудников. Нередки случаи, когда попытки руководства внедрить новые технологии сталкиваются с протестными настроениями в коллективе. Даже если оптимизация не влечет за собой сокращений рабочих мест, на первых порах люди могут быть недовольны изменениями в устоявшихся процессах.

• Устаревшие системы и процессы. Если у компании в прошлом уже был опыт цифровой оптимизации, но используемое ПО и технологии морально устарели, команда разработчиков или подрядчики могут столкнуться с проблемами интеграции новых технологий.

Стоит ли говорить, что неудачные попытки внедрения цифровых решений обходятся дорого? О том, как их предотвратить, поговорим далее.

Цифровая оптимизация: пошаговый план

Приведем общий план цифровизации и поясним отдельные шаги на примере ситуации с кондитерской, описанной выше.

Шаг 1. Анализ текущих бизнес-процессов

Прежде всего следует присмотреться к текущим процессам, оценить их эффективность и выявить проблемные моменты. Даже если бизнес-процессы в компании строятся по принципу «все все знают», стоит переложить их на бумагу. Это могут быть инструкции, алгоритмы, описание связей между отделами. В процессе станут очевидны слабые стороны и точки роста бизнеса, в которых лучше усилиться до старта кампании по цифровизации.

Шаг 2. Определение целей оптимизации

Далее нужно прописать конечные цели, которых вы хотите достичь благодаря внедрению цифровых решений. Цели должны быть измеримыми и реалистичными, их следует соотносить с имеющимися резервами для масштабирования бизнеса.

Шаг 3. Выбор подходящих технологий

Теперь нужно решить, какие цифровые инструменты и технологии отвечают заданным целям. Сделаете вы это сами или с привлечением сторонних специалистов — зависит от сложности процессов и имеющихся компетенций.

Шаг 4. Разработка плана оптимизации

Теперь, когда инструменты определены, нужен детальный план реализации проекта, в котором будут описаны все цели и предстоящие шаги, запланирован бюджет и сроки.

Шаг 5. Выбор подрядчика или ответственных специалистов

Это может быть как внешний подрядчик, специализирующийся на разработке и внедрении цифровых решений, так и внутренние специалисты, которые могут быть подготовлены к новым задачам. 

Здесь будет полезным прочесть нашу статью: «Разработка продукта: инхаус vs. аутсорс».

Шаг 6. Разработка и внедрение цифровых решений

Внедрение новых решений может быть единовременным или поэтапным. Вторая тактика актуальна для сложных продуктов и крупных компаний. Например, новое кастомное ПО можно проверить на одном филиале, а затем внедрить в общую структуру бизнес-процессов. В любом случае следует запланировать тестовый период, о котором будут предупреждены и сотрудники, и клиенты. 

Шаг 7. Обучение сотрудников и сбор обратной связи

Обучение сотрудников новым алгоритмам работы следует начинать еще до полномасштабного внедрения цифровых решений. В тестовый период нужно быть особенно внимательными к любым ошибкам и отклонениям от плана, своевременно устранять их и отрабатывать возражения.

Шаг 8. Мониторинг и анализ результатов

Сразу после внедрения следует начать сбор данных, анализировать и сопоставлять их с поставленными целями.

Оценить финансовую отдачу от преобразования бизнес-процессов можно с помощью метода, о котором мы рассказали в статье «Что такое UNIT-экономика?»

В заключение

Если вы хотите освоить новые рынки, усилить позиции бизнеса в онлайне или полностью изменить текущие бизнес-процессы, мы будем рады помочь реализовать вашу идею и достичь поставленных целей.