Установочная встреча: почему важно сверить карты перед началом работы

Если представить работу над проектом как большое плавание, то установочная встреча, или Kick-off Meeting, — это как сбор команды на палубе корабля накануне отплытия, чтобы проговорить маршрут, сверить карты, убедиться в надежности снаряжения. Если проигнорировать этот этап, есть риск потратить время и ресурсы впустую и попасть вообще не туда, куда планировали.

Зачем нужна установочная встреча

Такую встречу проводят после инициации проекта, чтобы:

• Прийти к общему видению. Установочная встреча дает возможность всем членам команды увидеть проект комплексно, а не в разрезе отдельных задач. По сути, это фундамент формирования Product Vision как ориентира, к которому проект должен двигаться.

• Определить ответственных. Чтобы каждый в команде четко понимал свои задачи, зону ответственности и знал, к кому обращаться с вопросами.

• Задать временные рамки и контрольные точки. На установочной встрече команда определяет сроки всего проекта и его отдельных этапов. Такой подход защищает от пробелов в планировании и помогает сбалансировать нагрузку на команду.

• Понять риски. Уже на кик-офф-встрече можно заранее наметить на карте маршрута возможные «рифы» и обойти их.

Установочные встречи могут быть внутренними—  на уровне проектной команды, и внешними — между заказчиком и подрядчиком..

Как подготовить установочную встречу

Чтобы встреча дала ожидаемый практический результат, а не стала простым обсуждением планов, ее нужно правильно подготовить. Как показывает практика, именно подготовительный этап здесь обеспечивает 80 % успеха. Сделать все грамотно поможет наш пошаговый план.

Шаг 1: составьте повестку встречи

Повестка должна быть не просто списком вопросов, а структурированным планом. Пропишите в ней:

• тематические блоки — они сделают обсуждение логичным и всесторонним;

• конкретные вопросы — не ограничивайтесь общими моментами, лучше сразу обсудить и менее масштабные, но острые нюансы;

• временные рамки на каждый блок — чтобы встреча была продуктивной, всегда устанавливайте тайминги.

Шаг 2: выберите участников

Для обсуждения внутреннего проекта приглашайте всех сотрудников, которые будут вовлечены в работу, пусть даже минимально. Это обеспечит дополнительную защиту от возможных недопониманий и разночтений, когда работа уже будет запущена.

Если на повестке стоит внешний проект, то во встрече должен участвовать представитель заказчика, желательно ЛПР. Со стороны исполнителя должны присутствовать ключевые специалисты: тимлид команды разработчиков, проектный менеджер, бизнес-аналитик и т. д.

Список участников от команды исполнителя всегда составляйте с учетом специфики обсуждаемого проекта. Желательно, чтобы по каждому ключевому направлению работы был ответственный.

Приглашения разошлите вместе с вопросами к обсуждению как минимум за 3-5 дней до мероприятия. Это важно, чтобы участники успели подготовиться и встреча проходила в формате диалога, а не просто презентации.

Шаг 3: подготовьте материалы

Чтобы участники встречи лучше воспринимали информацию, сделайте ее наглядной. Подготовьте презентацию, распечатайте или разошлите слайды — выбирайте способ с учетом формата встречи. Главное, чтобы материалы были. Пропишите цели и задачи проекта, основные этапы реализации, технологический стек, примерный график работ. 

Сценарий установочной встречи

Чтобы встреча была полезной, результативной и уложилась в тайминг, составьте для нее сценарий. Делимся универсальным шаблоном сценария:

• Введение. Ведущий обозначает цели встречи, ожидаемые итоги, тайминг и прочие организационные моменты. Это сразу задает нужный темп и настрой участников.

• Знакомство с командой. Важно для внешних встреч, поскольку помогает заказчику понять, кто за какое направление работ отвечает. В идеале на выходе должна получиться рабочая таблица «Роль — Задачи — Срок выполнения». Во внутренних встречах чаще всего достаточно обозначить роли.

• Обзор проекта. Раскрывается суть и содержание предстоящей работы, сроки и прочие ресурсы. На этом этапе постарайтесь донести ценность проекта, сформировать ее единое понимание.

• Проработка рисков. Разобрав задачи проекта и назначив ответственных, участники встречи определяют потенциальные риски и способы защиты от них.

В конце встречи обязательно подведите итоги: зафиксируйте решения, ответственных, следующие шаги и контрольные точки.

Что может пойти не так 

Нередко, когда в проекте что-то начинает идти не по плану, выясняется, что корни проблемы растут еще с первой встречи команды. Мы отобрали три наиболее частые ошибки установочных встреч, которые могут в дальнейшем усложнить работу команды:

• Нет четкого плана. Без продуманной основы встреча пойдет хаотично, а вместо важных вопросов команда будет обсуждать второстепенные моменты. 

• Слабая вовлеченность команды. Если вопросы не будут заданы на установочной встрече, то решать их придется уже по ходу работы. А это неизбежные потери времени.

• Встреча не документируется. Все решения обязательно фиксируйте, иначе они не станут единым правилом для всех участников.

Резюме 

Установочная встреча — это стартовая точка работ с проектом, в рамках которой участники фиксируют цели, задачи и сроки работы, распределяют зоны ответственности, планируют рабочий процесс и просчитывают возможные сложности.

Чтобы встреча была результативной, заранее составьте повестку, выберите участников, разошлите им план вопросов на обсуждение, подготовьте материалы.

Встреча проходит в несколько последовательных этапов: введение, представление участников, обзор проекта, распределение ответственности, продумывание рисков, подведение итогов.

Продуктивность установочной встречи во многом зависит от активности участников. Выстраивайте обсуждение, а не просто проводите презентацию.

Правильно проведенный кик-офф — это ваш точный навигатор на всем пути реализации проекта.